Секретарь

Секретарь не только отвечает на звонки и приносит кофе руководителю компании, как некоторые думают. Секретарь – лицо компании, который не только общается с партнёрами по телефону, но и встречает их непосредственно в фирме. Секретарь является непосредственным помощником руководителя. В настоящее время термин «секретарь» часто заменяют термином «офис-менеджер».

В телефонных разговорах секретарь должен быть вежлив и предельно краток. Отвечая на телефонный звонок, вежливо выясняет имя и должность собеседника, суть дела, после чего либо соединяет с руководителем (после его согласия), либо передаёт ему информацию, которую сообщил звонивший.

Если руководитель занят и не может принять прибывших по какому-либо вопросу немедленно, секретарь должен позаботиться о гостях. Он может предложить ожидающим сесть, просмотреть газеты или журналы, выпить чаю или кофе. Забота не должна быть навязчивой: не стоит докучать посетителям разговорами или вопросами. Иногда в обязанности секретаря входит уход за состоянием рабочего кабинета, канцелярских принадлежностей и т.д.